Másik cég veszi át a webáruházat? Átállási checklist UNAS webshopokhoz

A webshop üzemeltetőjének cseréje elsőre néhány adat átírásának tűnik. A gyakorlatban nyolc-tíz külön rendszert érint: a webshopot, az UNAS-előfizetést, a számlázót, a futárszolgálatokat, a hirdetési fiókokat és a fizetési szolgáltatókat. Ha egy is kimarad, a vásárló a régi cég nevére kap számlát, vagy a kártyás fizetés napokra leáll.

Ez a checklist minden olyan helyzetre érvényes, amikor egy másik vállalkozás veszi át a webáruház üzemeltetését:

• egyéni vállalkozóból Kft lesz,
• egy Kft eladja vagy átadja a webshopot egy másik Kft-nek,
• a tulajdonos új céget alapít, és oda viszi át a boltot,
• cégcsoporton belül másik cég lesz az üzemeltető.

A lépéseket abban a sorrendben vesszük végig, ahogy a gyakorlatban érdemes elvégezni őket. Ha az új cég áfaköre is eltér a régitől (például alanyi adómentes egyéni vállalkozás helyett áfás Kft lesz az üzemeltető), az árak és áfakulcsok módosításáról külön cikkben írunk.

Mielőtt belekezdenénk: három döntés

Az átállás akkor megy simán, ha három kérdést már az első kattintás előtt eldöntünk.

1. Mi a jogi helyzet? Jogutódlásról van szó, vagy egy teljesen új cég veszi át a boltot? Ettől függ, mi vihető át a régi cégtől: szerződések, vásárlói adatbázis, hírlevél-feliratkozók. Ezt egyeztessük könyvelővel és jogi szakértővel, mielőtt bármit átírunk.

2. Mikor van az átállási nap? Válasszunk egy konkrét dátumot, és attól a naptól számlázzon az új cég. A fokozatos átállás azt jelenti, hogy néhány napig vegyes cégadatokkal fut a bolt, ami a könyvelésben és a vásárlóknál is zavart okoz. Hónap vagy negyedév eleje a könyvelőnek általában kényelmesebb.

3. Mi lesz a folyamatban lévő ügyekkel? A még ki nem szállított rendelések, a nyitott reklamációk és a garanciális ügyek a régi céghez tartoznak. Erről külön szakaszban írunk.

Tipp: készítsünk egy egyszerű táblázatot az átálláshoz. Minden sorban egy rendszer legyen (UNAS, számlázó, GLS, Google Ads…), oszlopokban pedig a régi adat, az új adat, a felelős és az, hogy kész-e. A cikk végén találunk egy kész listát, amiből kiindulhatunk.

Az UNAS-ban két külön helyen kell módosítani

Az UNAS-ban a cégadat két külön helyen él, és a kettő nem frissíti egymást. Az egyik azt határozza meg, mit látnak a vásárlók. A másik azt, hogy az UNAS kinek számlázza a webshop havidíját.

A) Amit a vásárló lát: a webshop adminisztrációja

• Beállítások → Webáruház adatai → Kereskedő adatai: itt adható meg a kapcsolattartó és az áruház bérlőjének adata. Többnyelvű boltnál nyelvenként ellenőrizzük, és ne felejtsünk el menteni.
• Beállítások → Vásárlási feltételek: Általános szerződési feltételek, Adatkezelési tájékoztató, Adatkezelési beállítások, Vásárlási tudnivalók, Elállási nyilatkozat. Az új cég nevének, székhelyének, adószámának és elérhetőségeinek mindenhol szerepelnie kell. Ha külső ÁSZF-szolgáltatót használunk, ott is módosítsuk az adatokat.
• Beállítások → Vásárlási folyamat → Értesítések: a rendelés-visszaigazoló és a többi automatikus e-mail. Gyakran ide van beégetve a régi cégnév, bankszámlaszám vagy telefonszám.
• Alapszövegek, Plusz menük, Oldalak, lábléc: impresszum, kapcsolat oldal, „rólunk” szöveg. Érdemes rákeresni a régi cégnévre és adószámra az egész oldalon.
• Fizetési módok: ha átutalással is lehet fizetni, írjuk át a bankszámlaszámot az új cégére.

B) Kinek számláz az UNAS: az ügyfélfiók

Ez a pont marad ki a leggyakrabban. Az UNAS az Ügyfélfiók → Előfizető adatai menüpontban megadott adatok alapján állítja ki automatikusan a díjbekérőket. Ha ezt nem módosítjuk, a webshop havidíját továbbra is a régi cég kapja.

Az új adatokat itt töltsük ki, majd kattintsunk az Adatok módosítása gombra. Utána nézzük meg a Pénzügyek → Számlák és díjbekérők listát is, hogy nincs-e nyitott díjbekérő még a régi adatokkal. Az átállási nap előtti időszak díját általában még a régi cég rendezi.

Számlázás: új cég, új számlázó fiók

A webshopok többsége online számlázóprogrammal, például a Számlázz.hu-val, a Billingóval vagy az Innvoice-szal állítja ki a számlákat. Új cég esetén a legtöbb esetben új fiók kell, mert a fiók a céghez és annak adószámához kötődik. Ez valójában előny: a két cég számlái, számlatömbjei és sorszámozása nem keveredik össze.

Az új cég minél előbb fizessen elő a számlázóprogramra, már az előkészítés elején. Így marad idő beállítani a cégadatokat, a számlaképet és a NAV-kapcsolatot, és kipróbálni az egészet. A webshopba csak később, a megfelelő lépésben kössük be.

A teendők:

1. Hozzuk létre az új cég számlázó fiókját a cégadatokkal, a bankszámlaszámmal és a számlakép (logó, lábléc) beállításaival.
2. Állítsuk be a NAV Online Számla kapcsolatot az új cég technikai felhasználójával. Enélkül a számlák nem jutnak el a NAV-hoz.
3. Kössük át az UNAS-integrációt az új fiókra: Beállítások → Külső kapcsolatok → Számlázás, Ügyvitel. Az új API-kulcsot vagy hozzáférést a számlázóprogramban találjuk.
4. Ellenőrizzük az automatikus számlázás beállításait: melyik rendelési státusznál készül számla, milyen fizetési módnál, milyen nyelven.

A régi fiókot ne szüntessük meg azonnal. A megszüntetésről egyeztessünk a könyvelővel: lehet, hogy előtte le kell tölteni a kiállított számlákat vagy a teljes adatbázist. Arra is szükség lehet, hogy a régi cég még sztornózzon egy számlát, például egy átállás előtt kifizetett, de utána lemondott rendelésnél. A sztornó számlát mindig az a cég állítja ki, amelyik az eredeti számlát kiadta, ezt tehát a régi fiókból kell megtenni.

Ha az új cég áfaköre is más (például az alanyi adómentesség helyett 27%-os áfakulccsal számláz), a termékek áfakulcsát is módosítani kell. Erről a következő cikkünkben írunk részletesen.

Szállítás és csomagpontok

A futárszolgálatokkal kötött szerződés a céghez tartozik, ezért az új cégnek többnyire új szerződést kell kötnie. Ez a GLS-re, a Foxpostra, az MPL-re, a DPD-re, a Packetára és a többi szolgáltatóra egyaránt vonatkozik.

Amit érdemes ellenőrizni:

• Szerződés és ügyfélszám: új szerződés kell, vagy elég az adatmódosítás? Ezt a szolgáltató ügyfélszolgálata tudja megmondani. Érdemes időben kérdezni, mert a szerződéskötés néhány napot is igénybe vehet.
• Utánvét elszámolása: az utánvétes összegek az új cég bankszámlájára érkezzenek.
• Feladói adatok és címkék: a csomagcímkén az új cég neve szerepeljen.
• UNAS-beállítás: a Beállítások → Fizetés, Szállítás, Logisztika → Speciális szállítási módok menüpontban adjuk meg az új szerződéshez tartozó hozzáférési adatokat. Ha külső csomagfeladó vagy logisztikai rendszert használunk, ott is.

A régi szerződést csak akkor mondjuk fel, ha minden átállás előtti csomag kézbesítése és utánvétje lezárult.

Hirdetési és katalógus fiókok

A hirdetési fiókok sokszor kimaradnak, pedig itt a cég fizet, és a számlákat is erre a cégre állítják ki. Ha nem módosítjuk őket, a hirdetési költség továbbra is a régi cég könyvelésébe kerül.

Néhány platformon a fiók mögötti jogi személy (a cég) nem módosítható szabadon. Ilyenkor új számlázási profilt vagy új hirdetési fiókot kell létrehozni. Ezek a szabályok gyakran változnak, ezért az átállás előtt mindig nézzük meg a platform aktuális súgóját.

Az átírás előtt mentsük le a régi fiókok számláit, mert a régi cég könyveléséhez még szükség lehet rájuk.

Árösszehasonlítók, piacterek és minősítő rendszerek

Az Árukereső, az Árgép és a piacterek (például az Árukereső Marketplace vagy az eMAG) szintén szerződéses partnerek, és számláznak is. Náluk a cégadatokat és a számlázási adatokat is módosítani kell, vagy új szerződést kell kötni.

• UNAS-oldal: a feedek és piactéri kapcsolatok a Beállítások → Külső kapcsolatok menüpontban vannak (Árösszehasonlító export, Feed; Piacterek). Ha a partner új fiókot ad, az új azonosítókat itt állítsuk be.
• Minősítő rendszerek (értékelések, megbízható bolt programok): a Külső kapcsolatok → Minősítő rendszerek alatt érhetők el. Kérdezzük meg a szolgáltatót, átvihetők-e a korábbi vásárlói értékelések az új cégre. Ezek évek munkájának eredményei, kár lenne elveszíteni őket.

A régi cég rendelései és vásárlói

Az átállási nap nem vágja el a vásárlói ügyeket. A vásárló annak a cégnek a vásárlója, amelyik a számlát kiállította.

• Folyamatban lévő rendelések: az átállás előtt leadott, de még ki nem szállított rendeléseknél előre döntsük el, melyik cég számláz. A legegyszerűbb, ha az átállás előtti napokban minden nyitott rendelést kiszolgálunk.
• Reklamáció, garancia, elállás: az átállás előtt vásárolt termékeknél a visszatérítést és a javító számlát a régi cég intézi. Ehhez kell a régi számlázó fiók és bankszámla.
• Vásárlói fiókok és hírlevél-feliratkozók: ha változik az adatkezelő, a vásárlókat tájékoztatni kell. Hogy ehhez új hozzájárulás kell-e, az a jogi helyzettől függ (lásd a jogi pontokat).

Rövid tájékoztató a vásárlóknak (láblécbe, hírlevélbe, visszaigazoló levélbe):

Tisztelt Vásárlónk! [Dátum]-tól webshopunkat a [Új cég neve] üzemelteti. A vásárlás menete, az árak és a szolgáltatások nem változnak. Az ezt megelőzően leadott rendelésekkel kapcsolatos ügyintézést továbbra is az eddigi elérhetőségeinken intézzük.

Az „az árak nem változnak” mondatot csak akkor írjuk bele, ha valóban így van. Áfakör-váltásnál ez nem mindig igaz.

Jogi és hatósági teendők

A cégváltásnak vannak jogi és adózási részei is, amelyek nem a webshop beállításain múlnak. Ezekhez könyvelő vagy jogi szakértő kell, egy webshopos szakember nem pótolja őket. A teljesség igénye nélkül ilyenek:

• az új cég tevékenységi köre lefedi-e az online kereskedelmet,
• a kereskedelmi tevékenység bejelentése az új cég nevén,
• a vevői adatok átadásának jogalapja, az adatkezelési dokumentáció frissítése,
• a webshop, a domain és a készlet átadásának szerződéses és számviteli kezelése.

Ebben a cikkben a webshop technikai átállítását írjuk le. A fenti kérdésekben a könyvelő és a jogi tanácsadó tud pontos választ adni a saját helyzetünkre.

Fizetési szolgáltatók: kezdjük időben

A Barion, a SimplePay és a többi online fizetési szolgáltató jóváhagyja az új céget és a webshopot, mielőtt élesíti a fizetést. Ez napokig is eltarthat, ezért az új cég regisztrációját már az előkészítés elején indítsuk el, a számlázóprogram-előfizetéssel együtt.

A jóváhagyás része az integráció ellenőrzése is: a szolgáltató megnézi, hogy a fizetés helyesen működik-e a webshopban. Ez teszt üzemmódban is elvégezhető, így nem kell az átállási napig várni vele.

A lépések:

1. Indítsuk el az új cég regisztrációját vagy új boltjának igénylését a fizetési szolgáltatónál.
2. Kérjük el a teszt hozzáférést, és állítsuk be az UNAS-ban: Beállítások → Fizetés, Szállítás, Logisztika → Bankkártyás, Speciális fizetési módok.
3. Végezzük el a tesztfizetéseket, és a szolgáltatóval ellenőriztessük az integrációt. Kérdezzük meg, mit vizsgál még a jóváhagyás során (például ÁSZF, adatkezelési tájékoztató, cégadatok a webshopon), és mikorra kell ezeknek elkészülniük.
4. Az átállási napon kapcsoljuk éles módba a fizetést, és végezzünk egy valódi, kis összegű próbavásárlást. Ellenőrizzük, hogy az összeg az új cég számlájára érkezik.

Ha a jóváhagyás mégis csúszik, a vásárlók néhány napig átutalással vagy utánvéttel fizethetnek. Ezt érdemes egy rövid üzenettel jelezni a pénztárban.

Tesztelés az átállási nap előtt

Az átállási nap előtt minden folyamatot próbáljunk ki. A kártyás fizetést a szolgáltató teszt üzemmódjában tesztelhetjük.

Adjunk le tesztrendelést minden fizetési móddal (utánvét, átutalás, kártya teszt módban), és nézzük végig:

• a visszaigazoló e-mailben az új cég adatai és bankszámlaszáma szerepel,
• a kártyás tesztfizetés végigmegy, és a rendelés státusza helyesen frissül,
• a számla az új számlázó fiókból készül, helyes számlatömbbel, és megjelenik a NAV Online Számla rendszerben,
• a csomagcímkén az új cég a feladó,
• az ÁSZF, az adatkezelési tájékoztató, az impresszum és a lábléc az új céget mutatja,
• sehol nem maradt a régi cégnév vagy adószám (keressünk rá a teljes oldalon és a sablonokban).

A tesztszámlákat a tesztelés után sztornózzuk.

Az átállás ajánlott sorrendje

1. Előkészítés: könyvelővel és jogi tanácsadóval egyeztetve az átállási nap kijelölése, új ÁSZF és adatkezelési tájékoztató elkészítése.
2. A hosszú átfutású ügyek azonnal: számlázóprogram-előfizetés az új cégnek, regisztráció a fizetési szolgáltatónál, futárszerződések, árösszehasonlítók megkeresése.
3. Számlázó beállítása: cégadatok, számlakép, NAV-kapcsolat.
4. Fizetési szolgáltató teszt üzemben: teszt hozzáférés beállítása, az integráció ellenőriztetése.
5. UNAS: Kereskedő adatai, Vásárlási feltételek, értesítő e-mailek, lábléc, valamint az Ügyfélfiók → Előfizető adatai.
6. Integrációk átkötése: számlázó, szállítási módok, feedek, minősítő rendszerek.
7. Tesztrendelések minden fizetési móddal, a fenti ellenőrző lista szerint.
8. Hirdetési és katalógus fiókok átírása.
9. Éles fizetés bekapcsolása a jóváhagyás után, éles próbavásárlás.
10. Utókövetés egy hétig: számlák, utalások, utánvétek, hirdetési terhelések ellenőrzése. A régi szerződések felmondása és a régi számlázó fiók megszüntetése csak ezután, a könyvelővel egyeztetve.

Mit kell a cégnek intéznie, és mit lehet kiadni?

Az átállás egy része csak a cég dolga lehet, mert szerződéskötés, aláírás vagy könyvelői döntés kell hozzá. A webshopos munka viszont teljes egészében kiadható.

Röviden: a checklist

• ☐ Előkészítés: átállási nap, könyvelő, új ÁSZF és adatkezelési tájékoztató
• ☐ Azonnal: számlázóprogram-előfizetés, fizetési szolgáltató, futárok
• ☐ UNAS: Kereskedő adatai, vásárlási feltételek, e-mail sablonok, Előfizető adatai
• ☐ Integrációk: számlázó, szállítás, fizetés (teszt módban), feedek
• ☐ Tesztrendelések minden fizetési móddal
• ☐ Hirdetési és katalógus fiókok
• ☐ Élesítés, vásárlók tájékoztatása
• ☐ Utókövetés, régi szerződések és fiókok lezárása a könyvelővel egyeztetve

Segítség az átálláshoz

Az átállás webshopos részét szívesen elvégzem: az UNAS-beállításokat, az integrációk átkötését, a szövegek frissítését és a tesztelést. Egy átlagos UNAS webshopnál ez jellemzően fél-egy munkanap, a szolgáltatói jóváhagyások miatt 1–2 hét átfutással. Így a vállalkozással lehet foglalkozni, a webshop pedig az átállási napon már az új cég nevén fut.

Ha az új cég áfaköre is változik, érdemes elolvasni következő cikkünket is a termékek áfakulcsának csoportos módosításáról.

Gyakori kérdések

Kell új UNAS webshopot nyitni, ha másik cég veszi át a boltot?
Nem kell újra felépíteni a webshopot. A termékek, kategóriák és a kinézet megmaradnak, a cégadatokat kell módosítani a fenti helyeken.

Megtarthatjuk a domainnevet?
Igen, a domain maradhat. Ha a domain a régi cég nevén van regisztrálva, érdemes az új cégre átíratni a regisztrátornál.

Mi történik a régi vásárlók adataival?
A vásárlói adatok technikailag az UNAS-ban maradnak. Hogy az új cég milyen jogalappal kezelheti őket, azt jogi tanácsadóval egyeztessük.

Mennyi ideig tart az átállás?
A webshopos munka egy átlagos UNAS webshopnál jellemzően fél-egy munkanap. A teljes átállás idejét főként a szolgáltatók szerződéskötése és a fizetési szolgáltató jóváhagyása határozza meg, ezért érdemes hetekkel előre kezdeni.